Privatlivspolitik Danmark
Privatlivspolitik for jobansøgere og ansatte
I forbindelse med jobsøgning og ansættelse hos Euro Accident behandler vi dine personoplysninger som anført i denne politik. Euro Accident er dataansvarlig med hensyn til de personoplysninger, der indsamles og behandles i forbindelse med behandling af din ansøgning og ansættelse. Efter databeskyttelsesforordningens artikel 13 skal Euro Accident give dig en række oplysninger, når vi modtager oplysninger om dig.
Vi er den dataansvarlige – hvordan kontakter du os?
Euro Accident er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, du har sendt til os i forbindelse med din ansøgning.
Vores kontaktoplysninger som dataansvarlig er:
Euro Accident Livförsäkring
Attn.: Databeskyttelsesrådgiveren – DPO
Svärdvägen 3 A
SE-182 33 Danderyd, Sverige
Svensk ID-nummer: 516401-6783
Telefon: +45 88 626 626 (kundeservice)
E-mail: dataskyddsombud@euroaccident.com
Hvis du har spørgsmål til vores behandling af personoplysninger, er du altid velkommen til at kontakte vores databeskyttelsesrådgiver på ovenstående muligheder.
Formålene med og retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger
Jobansøgere
Vi behandler de oplysninger, herunder personoplysninger, som er indeholdt i din ansøgning, dit cv samt bilag med henblik på at evaluere din ansøgning. Vi vil også evaluere og vurdere din præstation og kompetencer som følge af interview. Retsgrundlaget for vores behandling af dine personoplysninger er din anmodning om vores behandling af din ansøgning samt cv forud for indgåelse af en ansættelseskontrakt, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b.
Såfremt den pågældende stilling kræver, at du gennemfører personlighedstests eller lignende, vil du blive informeret herom, når vi har behandlet din ansøgning. Resultaterne af sådanne tests
behandles fortroligt, men indgår i vores bedømmelse af din ansøgning. Resultaterne vil blive slettet, når evalueringsprocessen er afsluttet, medmindre du opnår ansættelse hos Euro Accident.
Retsgrundlaget for denne behandling er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b.
Retsgrundlaget for behandling af dit CPR-nummer er dit samtykke, jf. databeskyttelseslovens §11, stk. 2, nr. 2. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage, hvorefter vi fremover, som udgangspunkt ikke længere må opbevare dit CPR-nummer. Hvis vi har et andet lovligt grundlag for behandling af oplysningen, vil vi dog fortsat godt kunne behandle oplysningen. En tilbagekaldelse af samtykket vil endvidere ikke påvirke lovligheden af behandling, som vi har foretaget
inden tilbagekaldelsen.
Som en del af vores evaluering af dig og din ansøgning kan det være, at vi indhenter referencer fra dine tidligere og/eller nuværende arbejdsgivere. Vi indhenter kun referencer, såfremt du har
givet dit samtykke dertil, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a.
Vi anbefaler, at din ansøgning ikke indeholder følsomme personoplysninger som fx oplysninger, der afslører racemæssig eller etnisk baggrund, religion, fagforeningsmedlemskab, seksualitet,
helbredsoplysninger mv.
Ansatte
Retsgrundlaget for vores behandling af personoplysninger baserer sig især på Databeskyttelsesforordningen og –loven, Hvidvaskloven, Bogføringsloven og Bekendtgørelsen om forsikringsformidling.
Når du er ansat, er grundlaget for behandlingen af dit CPR-nummer reglerne i skattelovgivningen om indberetningspligt og § 11, stk. 2, nr. 1, i databeskyttelsesloven.
Helbredsoplysninger behandles med hjemmel i lovgivningen. Fx er retsgrundlaget for behandling af helbredsoplysninger som led i ansættelse på særlige vilkår den særlov, der regulerer den
særlige ansættelsesform.
Eventuelle strafbare forhold i staffeattester behandles med dit udtrykkelige samtykke, jf. Databeskyttelseslovens § 8, stk. 3. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage, hvorefter vi fremover, som udgangspunkt ikke længere må behandle oplysningerne. Hvis vi har et andet lovligt grundlag for behandling af oplysningen, vil vi dog fortsat godt kunne behandle oplysningen, herunder hvis vi er forpligtede hertil jf. relevant lovgivning.
Når vi registrerer oplysninger, som er krævet efter bogføringsloven, hvidvaskloven eller som led i indberetningspligten til skattemyndighederne, er retsgrundlaget databeskyttelseslovens § 6, stk.1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c, om behandling, som er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, som påhviler den dataansvarlige.
Retsgrundlaget for vores indsamling og registrering af oplysninger om brug af e-mail og internet er databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, om behandlinger, som er nødvendige for en legitim interesse, der ikke overstiges af hensynet til de registrerede. De legitime interesser, der kan begrunde undersøgelse af en medarbejders internetanvendelse eller mail-konto, kan fx være hensynet til drift, sikkerhed, genetablering og dokumentation samt hensynet til kontrol af medarbejderens brug af internet eller e-mail.
Retsgrundlaget for vores behandling af oplysninger om medarbejders brug af telefoni, herunder mobiltelefoner, er databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c, om behandling, som er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, som påhviler den dataansvarlige, herunder forpligtelser til at føre en vis kontrol med, at fri mobiltelefoner ikke bruges til betaling til private formål.
Retsgrundlaget for vores indsamling og registrering af de øvrige personoplysninger er databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, om
behandlinger, som er nødvendige for at indgå en ansættelseskontrakt og for udførelsen af ansættelseskontrakten.
Videregivelse af oplysninger om dig vil kunne ske under iagttagelse af behandlingsreglerne i databeskyttelseslovgivningen og anden dansk lovgivning. Vi vil i hvert enkelt tilfælde vurdere, om videregivelsen kræver dit udtrykkelige samtykke, eller om videregivelsen kan ske på andet retsgrundlag.
Statistiske formål: Oplysninger om løn og fravær mv. anvendes endvidere til at udforme forskellige statistikker, herunder sygefraværsstatistik, hvor vi samkører oplysninger om forskellige medarbejdere for at danne et nødvendigt overblik. Retsgrundlaget er databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e, om behandlinger, som er nødvendige
af hensyn til udførelse af en opgave i samfundets interesse. Kun oplysninger, som er nødvendige for undersøgelsen anvendes, og oplysningerne anvendes ikke til andre formål end ren statistik.
Kategorier af personoplysninger
Jobansøgere
Ved modtagelse af din ansøgning behandler vi som udgangspunkt de oplysninger om dig, som du selv har sendt. Derudover kan det være, at vi beder om dit samtykke til at indhente referencer, og i det tilfælde behandler vi også oplysninger om dig, som vi modtager fra dine referencer.
For at kunne behandle din ansøgning, behandler vi bl.a. oplysninger om dit navn, din adresse, din stillingsbetegnelse og dine kvalifikationer. Vi behandler endvidere oplysninger om dit personnummer, og oplysninger om eventuelle strafbare forhold og væsentlige sociale problemer, hvis du har angivet sådanne oplysninger i din ansøgning eller hvis sådanne oplysninger indsamles i forbindelse med rekrutteringsprocessen.
Herudover behandler vi også oplysninger om dit helbred, hvilket er særlige kategorier af personoplysninger omfattet af databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 1, hvis du har angivet
sådanne oplysninger i rekrutteringsprocessen.
Medarbejdere
Foruden de ovenfor nævnte kategorier, indsamler vi og behandler:
Almindelige personoplysninger, som bl.a. identifikationsoplysninger, løn, bankkonto, fødselsdato, pensionsforhold, ferie, sygdom, oplysninger om pårørende (som nødkontakt), MUS skema, efteruddannelse, brug af e-mail, internet, brug af telefon, profilbillede mv.
Vi behandler dit CPR-nummer for at kunne identificere dig utvetydigt, til brug for indberetning til skat jf. reglerne i skattelovgivningen, samt for at kunne håndtere din pensionsordning samt
komplimentære forsikringer.
Følsomme oplysninger som helbredsforhold ved sygefravær fx lægeerklæring, mulighedserklæring, fagforeningsoplysninger ved tvister, arbejdsskade, barsel vedr. dagpengerefusion,
fleksjob eller ansættelse på særlige vilkår.
Oplysninger om straffeattest og strafbare forhold, er relevant for vores virksomhed at indhente og vi kan være forpligtet hertil efter reglerne om Hvidvask og Forsikringsformidling (IDD), såfremt du er omfattet heraf qua din stilling.
Modtagere af dine personoplysninger
Jobansøgere
Hvis du sender os en ansøgning, og du ikke bliver ansat, sender vi ikke dine oplysninger til andre.
Hvis vi har behov for at indhente oplysninger om dig fra en reference, og du samtykker hertil, videregiver vi oplysninger om, at du har søgt en stilling hos Euro Accident til referencen.
Vi kan benytte eksterne leverandører til levering og analyse af eventuelle testresultater fra henholdsvis fagligheds- og/eller personlighedstests. Ligeledes kan vi til særlige stillinger benytte
rekrutteringsfirmaer og/eller headhuntere. Euro Accident har tilsikret sig at disse behandler dine oplysninger i overensstemmelse med databeskyttelsesreglerne.
Ansatte
Efter ansættelse gemmes ovennævnte oplysninger fra dit rekrutteringsforløb ved Euro Accident.
Vi videregiver eller overlader oplysninger om vores ansatte til følgende kategorier af modtagere:
• Selskaber i Euro Accident koncernen
• Skattemyndigheder og andre myndigheder i forbindelse med lovpligtige indberetninger
• Danløn (lønadministration og lønudbetaling)
• Bankforbindelser i forbindelse med udbetaling af løn
• Pensionsselskaber i forbindelse med pension
• Sundhedsforsikring- og Livsforsikringsselskab
• Leverandører af efteruddannelse
• Ahead personaleadministrationssystem i Euro Accident
• Eksterne rådgivere, vores advokatforbindelse mv.
• Kunder og samarbejdspartnere til Euro Accident, som medvirker til at betjene, modtager oplysninger som dit navn og din stilling i forbindelse med sagsbehandling mv.
Opbevaring af dine personoplysninger
Jobansøgere
Hvis du ikke tilbydes en stilling, opbevarer vi din ansøgning og eventuelle yderligere personoplysninger, der indsamles i forbindelse med rekrutteringsprocessen, i en periode på 6 måneder efter vores afslag, medmindre du har givet dit samtykke til en længere opbevaring af sådanne oplysninger.
Når du fremsender en uopfordret ansøgning, vil dine personoplysninger blive gemt i en periode på 6 måneder, medmindre du har givet dit samtykke til en længere opbevaring af sådanne oplysninger.
Ansatte
Hvis du bliver tilbudt en stilling hos Euro Accident, vil din ansøgning samt yderligere personoplysninger, der indsamles i forbindelse med ansættelsen, blive en del af din personalemappe hos Euro Accident, og vil følge Euro Accidents slettepolitik for denne.
For ansatte og tidligere ansatte gælder, at for at kunne dokumentere vores sagsbehandling og for at kunne leve op til vores forpligtelser, har vi vurderet, at det er nødvenligt at gemme alle oplysninger om ansatte i Euro Accident i op til fem år plus indeværende år efter fratræden.
Herudover følger Euro Accident generelt den opbevaringsfrist, der gælder efter bogføringsloven.
Dine rettigheder
Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig.
Såfremt du ønsker at udøve nogle af dine rettigheder, eller såfremt du har eventuelle spørgsmål vedrørende behandlingen af dine personoplysninger, er du velkommen til at kontakte os.
Ret til at se oplysninger (indsigtsret)
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, og en række yderligere oplysninger.
Ret til berigtigelse (rettelse)
Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.
Ret til sletning
I helt særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for Euro Accidents almindelige generelle sletning indtræffer.
Ret til begrænsning af behandling
Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra
opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser. Det bemærkes i den sammenhæng, at arkivformål er at betragte som vigtige samfundsinteresser.
Ret til indsigelse
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.
Tilbagekald af samtykke
Du kan til enhver tid tilbagekalde samtykker, som du har afgivet som led i ansøgningen eller i løbet af rekrutteringsprocessen. Tilbagekaldelse af et samtykke vil have virkning for den fremtidige behandling af dine personoplysninger.
Klager
Såfremt du ønsker at klage over behandlingen af dine personoplysninger, kan du kontakte os på ovenstående telefonnummer og e-mail. Du kan også indgive en klage til Datatilsynet, Carl
Jacobsens Vej 35, 2500 Valby.
